La comptabilité en partie double

Un contrôle indispensable

Dans une entreprise, les flux financiers sont extrêmement nombreux et il serait impossible de les contrôler s'ils n'étaient pas enregistrés. La comptabilité enregistre donc tous les flux financiers, c'est-à-dire :

• les entrées et les sorties d'argent en espèces ou sur des comptes en banque ;
• les augmentations et les diminutions de créances ;
• les augmentations et les diminutions de dettes.

Pour cela, elle utilise des comptes, c'est-à-dire des tableaux à deux colonnes. La colonne de gauche s'appelle Débit et celle de droite Crédit. À ces deux colonnes on en rajoute une troisième pour les intitulés. Par exemple :

	Débit	Crédit
Vente de marchandises	1000
Achat de marchandises		400
Paiement d'un salaire		200
Vente de marchandises	300

Un compte retrace les opérations d'un agent particulier, c'est-à-dire l'entreprise ou un agent en relation avec l'entreprise comme un client ou un fournisseur.

Puisqu'il s'agit de contrôler les flux financiers, on considèrera trois grandes catégories d'agents :

• l'entreprise ;
• la caisse et les banques qui effectuent et reçoivent des paiements pour le compte de l'entreprise ;
• les autres agents extérieurs à l'entreprise comme les associés propriétaires de l'entreprise, les clients, les fournisseurs, les salariés et l'État.

Débit et crédit

Les banques et la caisse

Même si elles ont des statuts juridiques bien différents, les banques et la caisse jouent le même rôle d'un point de vue comptable et leurs comptes suivent la même logique.

Lorsque les banques ou la caisse perçoivent de l'argent pour le compte de l'entreprise, elles ont la même obligation : le rendre car il ne leur appartient pas. Toutes les entrées d'argent pour le compte de l'entreprise sont donc enregistrées au débit d'un compte Banque ou Caisse. Le mot débit provient, en effet, du latin debere qui signifie devoir.

Inversement, quand la banque ou la caisse effectuent un paiement pour le compte de l'entreprise, elles ne le font qu'en contrepartie d'un justificatif émis par l'entreprise. C'est ce justificatif qui leur permettra d'être crues si l'entreprise leur réclame ces sommes qu'elles ont utilisées pour elle. Tous les paiements effectués par la banque ou la caisse au nom de l'entreprise sont donc enregistrés dans la colonne Crédit du compte qui les représente dans la comptabilité de l'entreprise.

Compte d'une banque ou de la caisse

Débit	Crédit
Entrées d'argent	Sorties d'argent

Par exemple :

Caisse

	Débit	Crédit
Vente de marchandises	1000
Achat de marchandises		400
Paiement d'un salaire		200
Vente de marchandises	300

Les ventes de marchandises correspondent à une entrée d'argent dans la caisse, elles doivent donc être enregistrées au débit du compte Caisse. Un achat de marchandises et le paiement d'un salaire correspondent à une sortie d'argent, ils doivent donc être enregistrés au crédit du compte Caisse.

Les autres agents extérieurs à l'entreprise

Dettes des agents extérieurs

Un compte est ouvert pour un agent extérieur lorsqu'il contracte une dette ou une créance sur l'entreprise. C'est le cas, notamment, lorsque l'entreprise réalise des achats ou des ventes à crédit.

Ainsi, si l'entreprise vend des marchandises à crédit, le client contracte une dette envers l'entreprise. Celle-ci est enregistrée au débit du compte Clients. Le compte du client se présentera, par exemple, sous la forme suivante :

Client

	Débit	Crédit
Vente de marchandises	1000
Vente de marchandises	300

Notons que les libellés sont tenus du point de vue de l'entreprise et non du client. Ici le terme Ventes fait référence aux ventes de l'entreprise qui sont aussi des achats du client.

Quand l'agent extérieur rembourse sa dette il reçoit un justificatif de l'entreprise. Le remboursement est donc enregistré au crédit de son compte. Par exemple, un paiement de 600 du client est enregistré ainsi dans son compte :

Client

	Débit	Crédit
Paiement des marchandises		600

Créances des agents extérieurs

On retrouve ici la correspondance entre l'intitulé crédit et le mot créance car la dette de l'entreprise est une créance de l'agent extérieur. Ses augmentations de créances apparaissent donc au crédit de son compte.

Ainsi, si l'entreprise effectue un achat à crédit, elle contracte une dette envers son fournisseur. Cette dette de l'entreprise est une créance du fournisseur, elle sera enregistrée au crédit du compte Fournisseurs. Par exemple :

Fournisseurs

	Débit	Crédit
Achat de marchandises		400

Quand l'entreprise rembourse sa dette, c'est elle qui reçoit un justificatif du fournisseur. Celui-ci doit alors annuler sa créance sur l'entreprise. Le remboursement de l'entreprise sera alors enregistré au débit du compte Fournisseurs. Par exemple, un remboursement de 200 par l'entreprise sera enregistré ainsi :

Fournisseurs

	Débit	Crédit
Paiement des marchandises	200

Les comptes de l'entreprise

Créances de l'entreprise

Les comptes des banques, de la caisse et des autres agents extérieurs permettent de retracer les créances et les dettes de l'entreprise. Mais, la comptabilité vise à contrôler non seulement les flux financiers mais également la gestion de l'entreprise. Des comptes sont donc ouverts pour l'entreprise afin de retracer ses opérations ayant généré des flux financiers.

Dans le plan comptable français, les opérations de l'entreprises sont classées par nature, c'est-à-dire, notamment, les ventes, les achats, les charges de personnel, les impôts et taxes.

Ainsi, une vente se traduit pour l'entreprise par une augmentation de créance sur la banque, la caisse ou un client, elle est donc inscrite au crédit du compte Ventes. Par exemple :

Ventes

	Débit	Crédit
Vente de marchandises		1000
Vente de marchandises		300

Dettes de l'entreprise

Ainsi, un achat se traduit pour l'entreprise par une augmentation de dette envers la banque, la caisse ou un fournisseur, il est donc inscrit au débit du compte Achats. Par exemple :

Achats

	Débit	Crédit
Achat de marchandises	400

Les règlements

Les règlements ne concernent pas les comptes de l'entreprise. En effet, ils ne se traduisent pas globalement par une augmentation ou une diminution de créance ou de dette pour l'entreprise mais par des mouvements de créances et de dettes entres agents extérieurs à l'entreprise, c'est-à-dire d'une part les banques ou la caisse, d'autre part un autre agent extérieur comme un client ou un fournisseur.

Par exemple, le remboursement d'une dette de l'entreprise envers son fournisseur se traduit pour elle par une diminution de sa dette envers son fournisseur mais aussi par une augmentation de sa dette envers la banque ou la caisse. Les règlements sont donc enregistrés uniquement dans des comptes d'agents extérieurs à l'entreprise.

La comptabilité en partie double

Créance et dette sont les deux faces d'une même réalité considérée selon deux points de vue opposés : la créance de l'un est la dette de l'autre et réciproquement. Ainsi, à toute augmentation de créance d'un agent correspond nécessairement une augmentation de dette d'un même montant d'un autre agent, à toute diminution de créance d'un agent correspond nécessairement une diminution de dette du même montant d'un autre agent.

Par exemple, une vente à crédit de l'entreprise d'un montant de 900 s'écrira :

Dans le cas d'une vente au comptant, c'est le compte Banques ou le compte Caisse qui serait débité.

Le paiement par chèque de sa dette par le client s'écrira :

Un achat à crédit de 1000 par l'entreprise s'écrira :

Dans le cas d'un achat au comptant, c'est le compte Banques ou le compte Caisse qui serait crédité.

Le remboursement par chèque de sa dette par l'entreprise s'écrira :

Le solde

Le solde d'un compte est, par définition, le montant qui équilibre le total des crédits et le total des débits.

Par exemple :

Caisse

	Débit	Crédit
Vente de marchandises	800
Paiement d'un salaire		300
Achat de marchandises		400
Solde		100
Total	800	800

Dans cet exemple, le solde est égal à 800 − 700 = 100. Puisque les débits correspondent aux entrées en caisse et les débits aux sorties, le solde montre quel est le montant de l'encaisse à la fin de l'exercice. Cependant, cela n'est vrai que s'il n'y avait aucune encaisse au début de l'exercice. En effet, s'il y avait, par exemple, 500 dans la caisse en début d'exercice, le montant de la caisse en fin d'exercice ne serait pas 800 mais 800 + 500 = 1300.

Il y a deux manières de traiter le solde d'un compte selon qu'il est repris ou non à l'ouverture de l'exercice suivant.

Le solde des comptes représentant les banques, la caisse et les autres agents extérieurs sont repris à l'ouverture de l'exercice suivant. Par exemple :

Caisse - Exercice 1

	Débit	Crédit
Vente de marchandises	800
Paiement d'un salaire		300
Achat de marchandises		400
Solde = encaisse à la clôture		100
Total	800	800

Caisse - Exercice 2

	Débit	Crédit
Solde à nouveau	100
Ventes de marchandises	400
Achat de marchandises		200
Solde = encaisse à la clôture		300
Total	500	500

Le solde du compte Caisse qui apparait au crédit au premier exercice est repris au débit à l'ouverture de l'exercice suivant sous l'intitulé Solde à nouveau. En effet, le solde du premier exercice représente le montant des encaisses à la clôture, il doit être repris au débit de l'exercice suivant pour venir s'ajouter aux entrées.

Dans le compte d'un créancier de l'entreprise comme un fournisseur, les inscriptions au crédit au cours de l'exercice représentent les augmentations de créances et les inscriptions au débit représentent les diminutions de créances. La différence entre les crédits et les débits correspondent donc à la variation des créances au cours de l'exercice.

Le premier exercice commence avec une créance nulle, le solde du compte à la clôture représente donc à la fois les variations de créances au cours de l'exercice et leur valeur en fin d'exercice. Si ce solde est repris à l'ouverture du deuxième exercice, alors le solde de clôture représentera la valeur des créances en fin d'exercice. Par exemple :

Fournisseurs - Exercice 1

	Débit	Crédit
Achat de marchandises		400
Paiement des marchandises	300
Solde = dette de l'entreprise à la clôture	100
Total	400	400

Fournisseurs - Exercice 2

	Débit	Crédit
Solde à nouveau		100
Achat de marchandises		500
Paiement des marchandises	400
Solde = dette de l'entreprise à la clôture	200
Total	600	600

Dans le compte Fournisseurs, le solde du premier exercice qui apparaît au débit représente les créances du fournisseur à la clôture, il doit être repris au crédit de l'exercice suivant pour venir s'ajouter aux augmentations de créances du fournisseur.

Ce raisonnement est le même dans le cas d'un débiteur.

Le solde de clôture des comptes Ventes et Achats n'est pas repris à l'ouverture de l'exercice suivant, il ne tient donc compte que des opérations réalisées au cours de l'exercice.

Par exemple :

Ventes - Exercice 1

	Débit	Crédit
Vente de marchandises		400
Vente de marchandises		500
Solde = total des ventes à l'exercice 1	900
Total	900	900

Ventes - Exercice 2

	Débit	Crédit
Vente de marchandises		600
Vente de marchandises		200
Solde = total des ventes à l'exercice 2	800
Total	800	800

Auteur : Francis Malherbe

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